SECRETAIRE DE PÔLE (H/F)

  • Temps Plein CDI
  • PONTOISE

ESPERER 95 - Pôle Insertion-Formation

Accueil et accompagnement de demandeurs d’emploi de longue durée, Bénéficiaires de la Protection Internationale, publics pris en charge par l’association et ses partenaires (PLIE, Associations spécialisées du territoire, SPIP …)

Accueil, accompagnement et formation de salariés en insertion (Chantiers d’insertion, associations intermédiaires, …). Formations linguistiques auprès d’un public primo-arrivant et réfugié.

PRINCIPALES MISSIONS

  • Réception des appels téléphoniques, traitement et exploitation des informations reçues
  • Accueil du public se présentant au service
  • Tri, distribution, affranchissement et enregistrement des courriers entrants et sortants
  • Constitution de dossiers administratifs des personnes accompagnées
  • Classement, archivage, numérisation et mise à jour des dossiers dématérialisés en lien avec le RGPD, vigilance générale en lien avec le délégué à la protection des données
  • Gestion de fonctionnement (plannings, fiches de procédure, protocoles, répertoires, listings, préparation et envois de convocations diverses …)
  • Gestion de la facturation en lien avec le chef de service et la Direction
  • Conception et réalisation de supports de communication internes, mise à jour de ces supports en lien avec le chef de service, la Direction et le service communication du siège
  • Recensement et traitement des informations relatives au personnel et aux salariés en insertion (certificats de compétence, attestations de formation SST, PSC1, HACCP, …)
  • Suivi du recrutement et des dossiers stagiaires
  • Plateforme de l’Inclusion ITOU : validation des candidatures et réalisation de la fiche salariée
  • Plateforme FSE + : saisie des participants et dépôt des justificatifs pour les actions financées (émargements, fiches de liaison, attestations, décisions d’agrément Pôle Emploi…)
  • Vérification et numérisation des feuilles d’émargement des salariés en insertion
  • Gestion des bilans des actions financées (tableaux de suivi, rapports d’activité…)
  • Gestion et suivi de l’affichage obligatoire
  • Certification QUALIOPI : collecte des données auprès des professionnels du pôle, numérisation des documents et actualisation dans le respect des procédures et de la démarche qualité, en lien avec le Chef de Service
  • Centralisation des feuilles de congé, de frais, et autres documents validés par la Direction pour transmission au service RH du siège
  • Suivi de la maintenance du Pôle en lien avec les services généraux / Informatique
  • Préparation des commandes de fournitures et gestion des stocks
  • Participation aux différentes réunions du pôle / institutionnelles, transmission des ordres du jour en amont et rédaction de compte – rendus
  • Participation à la réalisation d’événements en lien avec le chef de service, la Direction et le service communication du siège

COMPETENCES ATTENDUES :

  • Maitrise des logiciels informatiques (Pack Office)
  • Polyvalence, sens des priorités et autonomie
  • Sens de la communication et qualités relationnelles
  • Organisation, disponibilité, rigueur, loyauté, capacité d’adaptation

QUALITES REQUISES :

  • BTS bureautique et secrétariat ou équivalent
  • Expérience dans un poste similaire
  • Connaissance ou intérêt pour les publics fragiles

CONDITIONS :

CDI 35h/semaine – CCN 66 – Rémunération selon diplômes et ancienneté

Utilisation d’un véhicule de service pour les déplacements professionnels, titres restaurant, congés supplémentaires trimestriels, CSE, Permis de conduire souhaité – LM et CV à l’attention Mme Elise MORIENNE recrutement.ssj@esperer-95.org

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recrutement.ssj@esperer-95.org

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